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2. Information und Kommunikation

Eine wichtige Stellschraube für eine erfolgreiche Umsetzung ist die umfassende und transparente Information der Beschäftigten. Den Beschäftigten muss deutlich werden, warum und wie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung durchgeführt wird und was sie persönlich davon haben.

Neben einer offenen Kommunikation über den Gesamtprozess liegt ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor in der Sicherstellung der Anonymität der Angaben der Beschäftigten. Diesen Punkt sollten Sie aktiv kommunizieren. Machen Sie deutlich, dass es weder möglich noch gewollt ist, aus den Ergebnissen auf die Angaben einzelner Beschäftigter zu schließen.

Nur so kann es gelingen, die für eine erfolgreiche Befragung notwendige Vertrauensbasis zu den Beschäftigten herzustellen. Dieses Vertrauen ist notwendig, um eine für aussagekräftige Ergebnisse möglichst hohe Anzahl an ausgefüllten Fragebögen zu erreichen. Zudem stellen Sie so sicher, dass die Beschäftigten den Fragebogen möglichst offen und ehrlich beantworten und keine „geschönten“ Angaben gemacht werden.

Ihr Unternehmen zeigt: Ihr seid uns wichtig! Wir kümmern uns!

Wichtige Meilensteine in der Kommunikation an die Beschäftigten sind:

  • Präsentation des Gesamtprojektes sowie der verfolgten Ziele, z.B. im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung oder Teammeetings
  • Auftaktinformation zum Start der Befragung, bspw. im Intranet oder als Informationsschreiben
  • „Bewerbung der laufenden Befragung“, z.B. Erinnerungs-Mails, Aushang etc.
  • Präsentation der Ergebnisse und Vorstellung des weiteren Verlaufs (Durchführung der Lösungsworkshops) bspw. in Form einer Mitarbeiterversammlung oder im Rahmen von Teammeetings
  • Vorstellung der Ergebnisse der Lösungsworkshops und der beschlossenen Verbesserungsmaßnahmen, z.B. Informationsschreiben oder Teammeetings
  • Vorstellung des Umsetzungsstandes der beschlossenen Maßnahmen, z.B. vierteljährliches Informationsschreiben, Aushang etc.

Zudem sollten Sie eine Person aus der Steuerungsgruppe, die das Vertrauen der Beschäftigten genießt, als persönlichen Ansprechpartner für Rückfragen der Beschäftigten benennen.

Tipp: Informieren Sie in einem ersten Schritt Ihre Führungskräfte möglichst detailliert über den Ablauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. So haben Sie die Möglichkeit, frühzeitig Bedenken seitens der Führungskräfte auszuräumen und diese als Multiplikatoren zu gewinnen.

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