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Praxisbeispiel: Lösungsworkshop

Praxisbeispiel: Lösungsworkshop

Praxisbeispiel: Lösungsworkshop

Beurteilung der Psychischen Belastung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung bei der PINTSCH BAMAG Antriebs- und Verkehrstechnik GmbH, Dinslaken am 09.09.2016 in der Zeit von 8:30 - 12:30 Uhr

Moderation: Kathrin Lübbering / Personalreferentin

Teilnehmergruppe: 11 Personen

Die ersten Prozessschritte sind absolviert. In dem Betrieb wurde eine Onlinebefragung durchgeführt. Das Ergebnis legt eine tiefergehende Analyse nahe, obwohl keines der Schwerpunktthemen im "roten Bereich" ist. Mit Hilfe des Lösungsworkshops sollen Lösungen für die gestaltungsbedürftigen Themenfelder gefunden werden. Das Team wird zu dem Treffen eingeladen. Es findet während der Arbeitszeit statt. Die Moderation übernimmt eine Mitarbeiterin aus der Personalabteilung.

9:00 Uhr: Begrüßung und Klärung der Rahmenbedingungen

Die Moderatorin nennt das Ziel der Veranstaltung: die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und das Erarbeiten von sinnvollen Maßnahmen: "Es geht um Ihre Arbeitssituationen. Was macht Stress? Was macht Druck?"

Eine Vorstellungsrunde ist nicht nötig: Alle Teilnehmer kennen sich seit Jahren gut.

Der Gesamtprozess zur Beurteilung der Arbeitsbedingungen wird erläutert und der Ablauf des Lösungsworkshops vorgestellt. Am Ende der Veranstaltung soll gemeinsam beschlossen werden, welche Arbeitsergebnisse dem Vorgesetzten präsentiert werden. Gemeinsam wird Vertraulichkeit vereinbart: Das gesprochene Wort bleibt im Raum.

Abb. 1: Der Ablauf des Lösungsworkshops wird vorgestellt.
Der Ablauf des Lösungsworkshops wird vorgestellt.

9:15 Uhr: Ergebnispräsentation

Das Ergebnis der Onlinebefragung wird auf einer Flipchart präsentiert. Die Belastungsfaktoren sind kreisförmig angeordnet und die konkreten Ausprägungen wurden mit einem grünen Punkt markiert. Die Moderatorin fragt die Teilnehmer: Was sagen Sie zu dem Ergebnis? Was ist positiv? Wo muss Ihrer Meinung nach genauer hingeschaut werden? Kein Faktor liegt im "roten Bereich". Die Teilnehmer sehen in einigen Bereichen Handlungsbedarf. Eine Punktabfrage, bei der jeder Teilnehmer vier Klebepunkte bekommt, mit denen er die wichtigsten Themen markieren soll, ergibt drei Schwerpunktthemen: Information und Mitsprachen, passende mengenmäßige Arbeit und Entwicklungsmöglichkeiten.

Abb. 2: Die Schwerpunktthemen der Teilnehmer stimmen mit dem  Befragungsergebnis überein.
Die Schwerpunktthemen der Teilnehmer stimmen mit dem Befragungsergebnis überein.

9:30 Uhr: Vertiefung der Schwerpunktthemen/Problembeschreibung

Jetzt wird in Kleingruppen diskutiert, in welchen konkreten Situationen die Schwerpunktthemen Bedeutung gewinnen. Auf einem Flipchart steht die Arbeitsanweisung: Was sind konkrete Situationen in denen sich das/die Problem(e) zeigen? Jeder soll bitte mindestens eine typische Situation auf eine Moderationskarte schreiben.

Die Moderatorin gibt die Anweisung, dass sich die Teilnehmer paarweise untereinander austauschen sollen, um möglichst zu jedem Schwerpunktthema eine typische Situation zu finden. Jedes Paar bekommt von ihr mehrere weiße Moderationskarten.

Abb. 3: Die Moderatorin leitet die erste Kleingruppenarbeit ein
Die Moderatorin leitet die erste Kleingruppenarbeit ein.

Während die Teilnehmer paarweise diskutieren, sammelt die Moderatorin schon die ersten fertigen Situationsbeschreibungen ein und heftet sie an die vorbereiteten Pinnwände. Sie hat die oberste Zeile mit einem roten "S" für Situation markiert. Karten, die ähnliche Inhalte haben, werden nebeneinander geklebt.

Abb. 4: Die Moderatorin klebt die Situationsbeschreibung an die Pinnwände.
Die Moderatorin klebt die Situationsbeschreibung an die Pinnwände.

Nach 15 Minuten werden keine neuen Karten mehr geschrieben. Die Arbeitsphase wird beendet. Da nicht von jedem Platz aus alle Karten gut zu lesen sind, liest die Moderatorin kurz die Karten jeder Pinnwand vor. Sie fragt in die Runde nach Ursachen für die problematischen Situationen und notiert die Nennungen auf orangen Karten. Diese werden von ihr in eine mit "U" markierte Zeile geklebt.

Abb. 5: Die Moderatorin notiert auf Zuruf Ursachen.
Die Moderatorin notiert auf Zuruf Ursachen.

10:00 Uhr: Lösungssuche in Kleingruppen

Nach der Sammlung der konkreten Situationen und der Ursachen ist jedem Teilnehmer klar, welches Schwerpunktthema für ihn das größte Gewicht hat.

Die Bildung von Kleingruppen (je 3 - 4 Mitarbeiter) geschieht nach Interesse an den jeweiligen Schwerpunktthemen. Die Teilnehmer können sich interessegeleitet für die Arbeit an einem der Schwerpunktthemen entscheiden. Die Moderatorin achtet auf gleiche Gruppengröße und platziert die Gruppen mit der dazugehörigen Pinnwand möglichst weit voneinander entfernt im Raum. Sie gibt den "Kleingruppenleitern" einen "Filzer" und einen Stapel mit je 10 gelben, roten und blauen Moderationskarten in die Hand.

Die Lösungssuche leitet die Moderatorin mit der Aufgabenstellung ein. Die Teilnehmer sollen nach möglichen Lösungen zu den jeweiligen Problemsituationen auf drei Ebenen suchen:

  • gelb = Was kann ich selbst (als Mitarbeiter) tun?
  • rot = Was kann unser Team tun?
  • blau = Was kann die Führung tun?

Sie schlägt vor, dass mit der Ebene: Was kann ich selbst tun? begonnen wird.

Abb. 6: Die Moderatorin hat für jede Gruppe einen Stapel mit Moderationskarten in den drei Farben vorbereitet.
Die Moderatorin hat für jede Gruppe einen Stapel mit Moderationskarten in den drei Farben vorbereitet.

Abb. 7: Die Teilnehmer diskutieren Lösungsansätze.
Die Teilnehmer diskutieren Lösungsansätze.

Während in den Kleingruppen an möglichen Lösungen gearbeitet wird, ist die Moderatorin für Fragen ansprechbar. Sie hört kurz in die Diskussion einer Gruppe rein, beantwortet Fragen und weist immer wieder darauf hin, dass möglichst konkrete Lösungen gebraucht werden.

Abb. 8: Die Moderatorin hilft bei Fragen weiter.
Die Moderatorin hilft bei Fragen weiter.

Abb. 9: Lösungen auf allen drei Ebenen werden von einem Teilnehmer angeklebt.
Lösungen auf allen drei Ebenen werden von einem Teilnehmer angeklebt.
 

11:00 - 11:20  Kaffeepause

Die Kaffeepause fällt sehr kurz aus, da alle Teilnehmer zu Ergebnissen kommen wollen.

11:20 Uhr: Vorstellung der Ergebnisse

Die Ergebnisse der Kleingruppen werden im Plenum jeweils durch einen Teilnehmer vorgestellt. Fragen und kurze Diskussionen sind erwünscht. Die Moderatorin fragt nach Ergänzungen und schreibt diese auf.

11:45 Uhr: Weitere Schritte/Priorisierung

Das weitere Vorgehen wird mit den Teilnehmern abgesprochen. Dafür präsentiert die Moderatorin ein Flipchart mit vorformulierten Fragen, die der Reihe nach im Plenum diskutiert werden.

Brauchen wir noch ein weiteres Treffen? Die Gruppe entscheidet, ein weiteres Treffen wird nicht gebraucht.

Werden wir die Vorschläge priorisieren? Die Moderatorin führt an, dass eine Priorisierung den Chefs die Entscheidung zur Auswahl der dringlichsten Maßnahmen erleichtert. Eine Priorisierung möchte die Gruppe jedoch nicht vornehmen, da alle Vorschläge gut sind. (Wenn priorisiert werden soll, erhält jeder Teilnehmer 8-10 Klebepunkte (je mehr Lösungsideen, desto mehr Klebepunkte), die er auf die "besten" Lösungsideen verteilt. Eine Rangfolge der Maßnahmen kann so schnell hergestellt werden.)

Es wird von der Gruppe die Entscheidung getroffen, dass drei Teilnehmer - aus jeder Kleingruppe einer - die Lösungsideen dem Vorgesetzten präsentieren. Der Abteilungsleiter sollte zum Ende des Workshops dazukommen, war aber leider verhindert. Die Moderatorin fragt in die Runde, ob die Inhalte auf den Pinnwänden als Präsentation ausreichen. Die Gruppe entschärft noch ein paar Formulierungen und gibt die Pinnwände zur Präsentation frei.

Abb. 10: Flipchart zur Planung des weiteren Vorgehens.
Flipchart zur Planung des weiteren Vorgehens.

Die Frage der Wirkungskontrolle wird von der Moderatorin angesprochen. Woran wird man erkennen, dass die Umsetzung einer Lösungsidee erfolgreich war? Die Gruppe möchte die Frage zusammen mit dem Vorgesetzten besprechen. Gemeinsam spricht man sich dafür aus, vorzuschlagen, nach einem Jahr den Lösungsworkshop in der gleichen Form erneut durchzuführen. Zum Einstieg soll über die Wirkung und den Erfolg der jetzt vorgeschlagenen Maßnahmen diskutiert werden.

12:40 - 13:00 Uhr: Feedback zur Veranstaltung

Die Teilnehmer sind der Meinung, dass die richtigen Themen angesprochen wurden. Man hofft auf eine baldige Umsetzung der vorgeschlagenen Lösungen. Die sehr interessante Durchführung des Lösungsworkshops wird hervorgehoben.

13:00 Uhr: Ende der Veranstaltung

Abb. 11

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