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Logo Lohnnachweis DIGITAL

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Der digitale Lohnnachweis geht in die zweite Runde

Seit 1. Dezember 2016 müssen alle Unternehmen in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen Stammdatenabruf durchführen. Das ist der erste Schritt zum neuen digitalen Lohnnachweis ab 2017.

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrags, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 1. Januar 2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren - den digitalen Lohnnachweis - abgelöst.

Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2016 war der erste, der auf diesem neuen digitalen Weg zu übermitteln war. Bis zum Meldetermin am 16. Februar 2017 haben bereits etwa 50 Prozent der meldepflichtigen Unternehmen den digitalen Lohnnachweis 2016 eingereicht.

Parallelverfahren für die Meldejahre 2016 und 2017

Auch für das Meldejahr 2017 müssen die Unternehmen den Lohnnachweis noch einmal zweifach abgeben. Zusätzlich zum Lohnnachweis DIGITAL muss der Lohnnachweis nach dem bekannten Verfahren (Lohnnachweis BG ETEM) - online, als Papierausdruck oder per Fax - abgegeben werden. Die tatsächliche Berechnung der Beiträge erfolgt auch für das Jahr 2017 noch auf dieser Basis.

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Warum parallele Meldeverfahren?

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich mittels einer gesicherten und verschlüsselten Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen. Es sollte immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms genutzt werden.

Vor der Abgabe des digitalen Lohnnachweises ist ein Abgleich der Unternehmensstammdaten durchzuführen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf der Stammdaten erfolgt automatisiert direkt aus dem verwendeten Entgeltabrechnungsprogramm. Den Abruf muss der Nutzer aktiv anstoßen.

Für den Stammdatenabruf sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der BG ETEM (BBNRUV): 37916971
  • Ihre achtstellige Mitgliedsnummer
  • PIN

Die Zugangsdaten werden von der BG ETEM mit den Aufnahmeunterlagen schriftlich mitgeteilt. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten unbedingt an diese weitergeleitet werden.

Durch den erstmaligen Abruf der Stammdaten wird die meldende Stelle im Stammdatendienst registriert. Die BG ETEM erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnnachweis für das abgefragte Meldejahr.

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm technische Merkmale übertragen, die es der BG ETEM ermöglichen, die meldende Stelle zu erkennen.

Hat ein Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf der Stammdaten erforderlich. Die BG ETEM erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Die Stammdaten müssen pro Meldejahr abgerufen werden.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Ihre achtstellige Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der BG ETEM (BBNRUV): 37916971
  • Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
    • Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    • Geleistete Arbeitsstunden
    • Anzahl der Arbeitnehmer

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Wird kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv-net/standard oder sv.net/comfort abzugeben (mehr dazu im Internet unter http://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/). Dort erfolgt der Abruf der Stammdaten des Unternehmens automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig.

Wichtige Termine

  • Ab November 2016: Unternehmen erhalten die Zugangsdaten, Mitgliedsnummer, Betriebsnummer (BBNRUV 37916971) und PIN
  • Ab 1. Dezember 2016: Stammdatenabgleich (für 2016 + 2017)
  • Bis 16. Februar 2017: Meldung digitaler Lohnnachweis
  • Ab 1. November 2017: Stammdatenabgleich (für 2018)
  • Bis 16. Februar 2018: Meldung digitaler Lohnnachweis
  • Ab 1. November 2018: Stammdatenabgleich (für 2019)
  • Bis 16. Februar 2019: digitaler Lohnnachweis
  • Ab 2019 gibt es nur noch den digitalen Lohnnachweis