III. Chatbot „Mein digitaler Assistent“

1. Allgemeine Informationen

Die BG ETEM stellt im Unternehmensportal einen KI-gestützten Chatbot („Mein digitaler Assistent“) zur Verfügung. Der Chatbot dient der Beantwortung häufig gestellter Fragen sowie der Bereitstellung allgemeiner Informationen zu Leistungen, Angeboten und Verfahren der BG ETEM.

Der Chatbot dient ausschließlich der allgemeinen Information und Unterstützung. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Mitarbeitende der BG ETEM. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an die zuständigen Stellen der BG ETEM.

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung unseres Chatbots verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung eines digitalen Informations- und Supportsystems
• Beantwortung von Fragen von Mitgliedsunternehmen und weiteren Nutzern
• Verbesserung der Qualität und Funktionsweise des Chatbots
• Analyse der Nutzung und Auswertung von Feedback
• Unterstützung bei der Weiterleitung von Anliegen an zuständigen Stellen der BG ETEM

Der Chatbot dient ausschließlich der Information. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung getroffen. Die im Rahmen der Nutzung eingegebenen Chatinhalte werden nicht zum Training oder zur automatischen Weiterentwicklung des zugrunde liegenden KI-Modells verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Chatbots werden Sie darauf hingewiesen, keine personenbezogenen Daten in das Chatfenster einzugeben. Der Umfang der Datenverarbeitung ist daher regelmäßig davon abhängig, welche Inhalte und Informationen Sie im Rahmen der Nutzung selbst bereitstellen. Eingaben werden vor der weiteren Verarbeitung nach Möglichkeit automatisiert auf personenbezogene Daten geprüft und in neutrale Platzhalter umgewandelt, um eine Verarbeitung personenbezogener Daten soweit wie möglich zu vermeiden.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Chatinhalte
• Durch das System generierte Antworten
• Bewertung der Antwort

Darüber hinaus werden zur technischen Bereitstellung des Chatbots, zur Gewährleistung der Systemsicherheit sowie zur Qualitätssicherung und Verbesserung der Antworten, folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• IP-Adresse
• Zeitstempel der Nutzung
• Technische Protokolldaten
• Session-ID des Chats

Wenn Ihre Anfrage durch den Chatbot nicht beantwortet werden kann, haben Sie die Möglichkeit Ihr Anliegen über ein Kontaktformular an einen zuständigen Mitarbeitenden der BG ETEM zu übermitteln. In diesem Fall wird der bisherige Chatverlauf automatisch in das Kontaktformular übernommen, um die Bearbeitung des Anliegens zu erleichtern. Der Chatverlauf kann im Kontaktformular entfernt werden, wenn eine Übermittlung der Daten nicht gewünscht ist.

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Der Chatbot und die zugrunde liegende Infrastruktur werden auf Servern der BG ETEM betrieben (On-Premise-Betrieb). Dadurch verbleiben die Daten innerhalb der BG ETEM und werden nicht an externe Dienstleister übermittelt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Die Löschung erfolgt automatisiert nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer.

Die Speicherdauer beträgt in der Regel:

• Chatverläufe: 90 Tage
• Feedbackdaten: 90 Tage
• Technische Protokolldaten: 90 Tage

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sofern Sie Ihre Rechte aus der DSGVO, insbesondere aus Art. 15 bis 18 und Art. 21 DSGVO jeweils i.V.m. § 83, § 84 SGB X im Zusammenhang mit einem konkreten Chat geltend machen möchten, kann eine Zuordnung von gespeicherten Chatverläufen zu einer bestimmten Person nur unter Angabe der im Chatfenster angezeigten Session-ID erfolgen. Anhand dieser Kennung kann ein Chatverlauf – sofern dieser noch gespeichert ist – identifiziert werden.

8. Hinweise zu Nutzung und Einsatz von KI

Der Chatbot basiert auf Systemen der künstlichen Intelligenz. Nutzer werden darüber informiert, dass sie mit einem automatisierten KI-System interagieren und nicht mit einer natürlichen Person. Die Antworten werden automatisiert generiert und können auf statistischen Wahrscheinlichkeiten beruhen. Trotz sorgfältiger Entwicklung und Prüfung kann nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne Antworten unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sind. Zudem kann es vorkommen, dass Eingaben von Nutzern durch das KI-System falsch interpretiert werden, was zu unzutreffenden oder nicht vollständig passenden Antworten führen kann.