3. Online-Mitarbeiterbefragung

Für die Erfassung und Beurteilung der psychischen Belastung empfehlen wir die Nutzung unseres Online-Tools.

^{Startseite des Tools mit Informationen zu Datenschutz und Fragebögen}

Registrierung

Melden Sie sich einmalig mittels Registrierungsformular an. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach Abschluss der Registrierung können Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und Ihrem Passwort anmelden und starten nach Anlegen Ihres Betriebes in Ihrer persönlichen Benutzeroberfläche.

Auswertungsgruppen erstellen

Im ersten Schritt erfassen Sie für Ihren Betrieb die Auswertungsgruppen. Diese strukturieren die Ergebnisse der Befragung. Die Auswertungsgruppen werden später auf dem Fragebogen angezeigt, und die Beschäftigten geben an, zu welcher Auswertungsgruppe sie gehören.

Empfohlenes Vorgehen:

• Organigramm sichten und Bereiche festlegen
  Beispiel: Produktion, Verwaltung, Außendienst, Führungs-/Leitungsebene
• Wenn nötig - innerhalb von Bereichen differenzieren
  Haben die Personen gleiche Aufgaben, arbeiten sie unter ähnlichen Bedingungen (z. B. Schicht, Lärm, Kundenkontakt, Arbeitsmenge)?
  Beispiel Produktion: Maschinenbediener (Schichtarbeit, Lärm), Instandhaltung (wechselnde Einsatzorte, hoher Arbeitsmenge), Qualitätskontrolle (hohe Konzentration)
• Wo nötig gruppieren
  Eine Auswertungsgruppe sollte mindestens 5–10 Personen umfassen (eine Auswertung ist erst ab fünf ausgefüllten Fragebögen möglich)
• Prüfen & abstimmen
  Struktur mit Betriebsrat / Führungskraft abstimmen

Befragung erstellen

Im nächsten Schritt erfolgt die Eingabe der Rahmendaten Ihrer Befragung. Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für Ihre Befragung und wählen Sie einen Fragebogen.

• MOLA – Basisfragebogen zur Arbeitsgestaltung für die Gefährdungsbeurteilung bestehend aus 56 Fragen. Um weitere Zusatzmodule ergänzbar, u.a. zum Thema „Neue Formen der Arbeit/Homeoffice“.
• SUGA
  Einstieg in die Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung für Betriebe oder Beschäftigtengruppen bis 50 Beschäftigten

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, dem jeweiligen Fragebogen in begrenztem Umfang eigene Fragen hinzuzufügen.

Anschließend entscheiden Sie, ob ein offener Zugang zur Befragung bereitgestellt werden soll, oder der Zugang nur mit einem individualisierten Kennwort möglich ist. Beim offenen Zugang erstellt das System einen Link zum Fragebogen und jeder, der diesen Link kennt, kann den Fragebogen ausfüllen. Beim Zugang mit Kennwort ist ein individuelles Kennwort notwendig, um den Fragebogen bearbeiten zu können.

Im Folgenden legen Sie die Anzahl der Befragungsteilnehmer fest, definieren den Befragungszeitraum und passen den Inhalt der Startseite der Befragung an.

^{Benutzeroberfläche mit Auswertungsgruppen und Befragung}

Haben Sie sich bspw. für eine Analyse der psychischen Belastung nach Abteilungen entschieden, geben Sie den Oberbegriff "Abteilung" und unter Auswertungsgruppen die Bezeichnungen Ihrer einzelnen Abteilungen ein.
Erfolgt zusätzlich z. B. eine Analyse der tätigkeitsbezogenen Belastungen von Führungskräften wählen Sie als Oberbegriff: "Führungskraft" und als Auswertungsgruppen: "ja" "nein".

Die Auswertungsgruppen werden später auf dem Fragebogen angezeigt, und die Beschäftigten geben an, zu welcher Auswertungsgruppe sie gehören. Sie sollten das eindeutig beantworten können.

Hinweis: Aus Datenschutzgründen werden nur Auswertungen für Gruppen angezeigt, von denen mindestens sieben ausgefüllte Fragebogen vorliegen.

Zugang zum Fragebogen versenden

Als Nächstes verteilen Sie den Zugang zum Fragebogen an Ihre Beschäftigten über die Kachel „Mitarbeitende einladen“. Bei einer Befragung mit offenem Zugang stehen folgende Wege zur Verfügung:

Bei einer Befragung mit „Zugang mit Kennwort“ müssen Sie neben dem Link zum Fragebogen auch ein individuelles Kennwort an die Mitarbeitenden verteilen. Hier sind folgende Wege möglich:

Auf dem Serienbrief ist neben dem Kennwort auch ein individualisierter QR-Code eingedruckt, der eine direkte Teilnahme ohne Kennworteingabe per Smartphone ermöglicht.

Beschäftigte füllen den Fragebogen aus

Wenn die Beschäftigten den Link aufrufen, erscheint zunächst der Einführungstext, den Sie beim Anlegen der Befragung festgelegt haben. Danach werden die angelegten Auswertungsgruppen und die einzelnen Fragen angezeigt.

Wird das Ausfüllen unterbrochen, startet die Befragung automatisch auf der zuletzt ausgefüllten Seite. Über die Buttons DE EN kann die Sprache gewechselt werden.

Hinweis: Sollen mehrere Mitarbeitende an demselben Rechner die Befragung bearbeiten, muss der Fragebogen im „Private Modus“ des Browsers aufgerufen werden.

Auswertung

Sobald mindestens fünf ausgefüllte Fragebögen zu einer Auswertungsgruppe vorliegen, lassen sich die Ergebnisse über die Kachel „Auswertung“ darstellen und bedarfsweise als PDF- oder Excel-Dokument exportieren.

Für eine tiefergehende Analyse der Belastungsschwerpunkte empfehlen wir zeitnahe Lösungsworkshops mit den Beschäftigten.

Unsere Unterstützungsangebote

Bei allen Fragen rund um die Nutzung des Online-Tools wenden Sie sich an den Arbeitspsychologen oder die Arbeitspsychologinnen in Ihrer Region.