3. Online-Mitarbeiterbefragung

Die Befragung der Beschäftigten erfolgt mit Hilfe unseres Online-Tools.

Videoanleitungen

Registrierung

Eine Registrierung ist einmalig erforderlich. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach Abschluss der Registrierung können Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und Ihrem Passwort anmelden. Wir als BG ETEM haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Betrieb anlegen

Nach der Anmeldung legen Sie zunächst die Stammdaten Ihres Betriebes an. Hierzu ist die Angabe des Unternehmensnamens sowie der Unternehmensnummer bei der BG ETEM erforderlich. Diese Angaben dienen als Nachweis dafür, dass es sich bei Ihrem Betrieb um ein Mitgliedsunternehmen der BG ETEM handelt.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, uns Ihre Daten für Forschungszwecke freizugeben. Diese Angaben helfen uns bei der Entwicklung von branchenspezifischen Präventionsangeboten. Der Name Ihres Unternehmens wird dabei nicht erhoben.

Auswertungsgruppen erfassen

Im nächsten Schritt erfassen Sie für Ihren Betrieb die Auswertungsgruppen. Hinweise zur Bildung der Auswertungsgruppen finden Sie im Abschnitt "Vorbereitung und Planung".

Haben Sie sich bspw. für eine Analyse der psychischen Belastung nach Abteilungen entschieden, geben Sie den Oberbegriff "Abteilung" und unter Auswertungsgruppen die Bezeichnungen Ihrer einzelnen Abteilungen ein.
Erfolgt zusätzlich z. B. eine Analyse der tätigkeitsbezogenen Belastungen von Führungskräften wählen Sie als Oberbegriff: "Führungskraft" und als Auswertungsgruppen: "ja" "nein".

Die Auswertungsgruppen werden später auf dem Fragebogen angezeigt, und die Beschäftigten geben an, zu welcher Auswertungsgruppe sie gehören. Sie sollten das eindeutig beantworten können.

Hinweis: Aus Datenschutzgründen werden nur Auswertungen für Gruppen angezeigt, von denen mindestens sieben ausgefüllte Fragebogen vorliegen.

Befragung anlegen

Im nächsten Schritt erfolgt die Eingabe der Rahmendaten Ihrer Befragung.

Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für Ihre Befragung und wählen Sie einen Fragebogen. 

• Der "Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse" (KFZA) von Prof. Dr. Jochen Prümper, Klaus Hartmannsgruber und Michael Frese besteht aus insgesamt 26 Fragen mit jeweils fünf vorgegebenen Antwortmöglichkeiten ("trifft gar nicht zu" - "trifft völlig zu").
  Download KFZA
• Alternativ steht die "Prüfliste Psychische Belastung" der Unfallversicherung Bund und Bahn zur Auswahl. Die Prüfliste besteht aus insgesamt 19 Fragen mit den Antwortmöglichkeiten "eher ja" bzw. "eher nein".
  Download Prüfliste 

Die Verfahren sind an keine bestimmte Branche oder Tätigkeit gebunden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, dem jeweiligen Fragebogen in begrenztem Umfang eigene Fragen hinzuzufügen und ein Fragenmodul zum Thema Homeoffice zu ergänzen.

Anschließend entscheiden Sie, ob ein offener Zugang zur Befragung bereitgestellt werden soll oder der Zugang nur mit einem individualisierten Kennwort möglich ist. Außerdem legen Sie fest, ob zusätzlich einzelne Beschäftigte per Papierfragebogen an der Befragung teilnehmen sollen.

Bestimmen Sie den Startzeitpunkt und die Dauer der Befragung. Nur innerhalb des Befragungszeitraumes werden ausgefüllte Fragebögen gespeichert. Sie können somit den Fragebogen vor dem Befragungszeitraum testen ohne Ihre Antworten zu speichern. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Einführungstext, den Ihre Beschäftigten beim Aufruf des "Fragebogens" angezeigt bekommen, anzupassen.

Zugang zum Fragebogen versenden

Als nächstes verteilen Sie den Zugang zum Online-Fragebogen an Ihre Beschäftigten.

Bei einer Befragung mit offenem Zugang verteilen Sie hierzu den Link zu Ihrem Unternehmensfragebogen an die Beschäftigten. Den Link sehen Sie auf der Übersichtsseite unter "Link zum Fragebogen".

Zur Verteilung des Links können Sie das hinterlegte Musteranschreiben nutzen. Kopieren Sie das Musteranschreiben in eine E-Mail, passen Sie den Text an und verschicken ihn an Ihre Beschäftigten.
Außerdem können Sie sich einen QR-Code erzeugen lassen, den Sie ausdrucken und z. B. in der Produktion aufhängen können, um Beschäftigten komfortabel die Teilnahme per Smartphone zu ermöglichen.

Bei einer Befragung mit Zugang mit Kennwort müssen Sie neben dem Link zum Fragebogen auch ein individuelles Kennwort an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilen. Hierzu können Sie sich einen Serienbrief im PDF-Format erzeugen lassen, den Sie anschließend ausdrucken und an Ihre Beschäftigten verteilen. Alternativ steht Ihnen eine Excelliste der Kennwörter zum Download zur Verfügung, die Sie zum Erstellen einer Serien-E-Mail im E-Mail-System Ihres Unternehmens nutzen können.

Tipp: Für Beschäftigte ohne E-Mailadresse oder Internetzugang können Sie die Teilnahme an der Befragung ermöglichen, indem Sie an zentraler Stelle einen Computer mit Zugang zur Befragung zur Verfügung stellen.

Beschäftigte füllen den Fragebogen aus

Wenn die Beschäftigten den Link aufrufen, erscheint zunächst der Einführungstext, den Sie beim Anlegen der Befragung festgelegt haben. Danach werden die angelegten Auswertungsgruppen und die einzelnen Fragen angezeigt.

Auswertung

Die Anzahl der ausgefüllten Fragebogen wird auf der Übersichtsseite angezeigt.

Die Ergebnisse Ihrer Befragung können Sie unter dem Punkt "Auswertung" aufrufen. Für den KFZA sieht die Auswertung folgendermaßen aus:

Beurteilung der Ergebnisse

In der Steuerungsgruppe entscheiden Sie, wie Sie weiter verfahren. In den Auswertungsgruppen, in denen alle Ergebnisse im "grünen Bereich" sind, kann die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung mit der Dokumentation abgeschlossen werden. Bitte denken Sie daran, dieses positive Ergebnis Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzuteilen.

In allen anderen Fällen ist eine tiefergehende Analyse, idealerweise im Rahmen eines Lösungsworkshops mit den Beschäftigten, erforderlich.

Unsere Unterstützungsangebote

Bei allen Fragen rund um die Nutzung des Online-Tools wenden Sie sich an den Arbeitspsychologen oder die Arbeitspsychologinnen in Ihrer Region.